초보직장인, 꿀팁! 쉬운 이메일 작성법 - 발송킹에서 알려드려요.

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업무 PC를 켜자마자 업무프로그램, 사내메신저 로그인 등 바쁘게 움직여야 합니다.

하지만 무엇보다도 어제 퇴근 후 과연 무슨, 어떤 메일이 어느 부서, 어느 거래처에서 왔는지 확인해야 하는거죠.

메일 확인 후 하나씩 처리해가며 업무회신까지 하면 미션 클리어!

 

그렇지만 신입사원 초보 직장인은 어떻게 정리해서 메일을 보내야할 지,

키보드에서 손가락이 움직이지 않을 때도 있는 법이죠.

 

그래서 발송킹에서 준비한 신입사원, 초보직장인의 이 것만 기억하면 쉬운 이메일 작성법을 알려 드립니다.

이메일 작성할 때 알아두면 좋은 6가지를 기억하세요!

 

신입사원, 초보직장인의 비지니스 메일 작성하는  법

01. 이메일제목 : 소속과 용건을 밝혀라!

외부발신할 때는 회사명, 내부발신일 때는 소속이나 부서명, 팀명을 기재합니다.

소속 다음에는 본문내용을 축약한 내용이나 인사말을 기재하면 메일을 받은 사람이 제목만 보고도 대략적인 내용 파악이 가능하도록 전달해야 합니다.

 

소속과 용건외에도 업무 중요도에 따라 [공지], [긴급], [중요], [파일첨부]와 같은 정보를 기재하면 좋습니다.

 

 

 - 이메일제목 작성 예 : 소속 -> 본문요약내용(정보)

[발송킹] 안녕하세요. 가나다 견적서를 첨부합니다.  [업무] 사용 매뉴얼(1.2ver) 업데이트 자료(2021.01.15기준)  [공지] 서버안정화 작업일정 안내  [영업팀] 2021년 07월 26일 일매출 현황 보고자료  [긴급] 연휴기간 휴일 근무정보 – 총무팀

 

02. 인사와 자기 소개하기

인사와 함께 이메일 수신받는 사람의 이름과 직위를 언급하는 것이 좋습니다.

이어서 보낸 사람의 이름, 소속, 직위를 쓰는데요, 회시나 기업을 대표하여 보낼 경우 회사 이름만 기재해도 된답니다.

 

 

 - 인사말과 자기소개 작성 예

안녕하세요. OOO 대리님. 발송킹 총무팀 이OO 입니다 안녕하세요. ㅁㅁㅁ팀 OOO 차장님.  발송킹 IT팀 김OO 입니다 안녕하십니까. 발송킹 인사팀 ㅁㅁㅁ입니다.

 

03. 본문 작성하기 – 중요한 내용부터, 읽기 쉽게  

읽는 사람이 메일을 보낸 이유를 처음에 파악할 수 있도록 중요한 내용을 먼저 씁니다..

또한 내용을 쉽게 파악할 수 있도록 중요한 내용은 밑줄이나 진하게 강조하는 것도 도움이 되죠.

서술형으로 길게 작성하는 것보다는 내용을 간결하고 쉽게 작성하고 긴 내용은 숫자를 붙여 순서대로 정리합니다.

 

 

04. 퇴고 하기 - 내용 확인, 맞춤법 검사

잘 작성된 내용이라도 맞춤법이 틀렸거나 오탈자가 있다면 신뢰가 떨어질 수 있답니다.

내용을 꼼꼼하게 확인하고, 메일 작성 메뉴 중 [맞춤법 검사] 기능을 꼭 활용하세요.

 

 

05. 끝인사와 서명

 이메일 작성법은 마무리는 끝인사입니다.

용건이 끝났다면 ‘감사합니다.’ ‘고맙습니다.’와 같이 보편적인 인사를 하거나 또는 날씨나 건강 유의와 같은 안부 인사로 마무리 합니다.

 

메일 하단에는 회사명이나 로고, 보낸 사람을 표현할 수 있는 [서명]을 넣어주면 됩니다.  

이름, 소속, 직위, 연락처, 홈페이지와 같은 비즈니스 정보나 SNS 주소, 특이 이력 사항 등을 적어두면 상대방에게 자신을 알릴 수 있는 전자 명함이 될 수 있답니다.

 

 

06. 파일 첨부하기

파일을 첨부한 후에는, 첨부된 파일명이나 작성 요령에 대해 본문 내용에 기재합니다.

그리고 파일 다운로드 기간이 정해져 있거나 대용량 파일인 경우 다운로드 기한 내에 확인하도록

추가 설명하는게 좋습니다.

되도록 파일 다운로드 기한이 없는 스토리지 서비스를 사용하길 권장합니다.

 

 

초보직장인 비지니스이메일 작성하기

 

발송킹에서 준비한 초보직장인을 위한 비즈니스 이메일 작성하기가 도움되셨기를 바랍니다.

다음에도 초보직장인을 위한 꿀팁을 준비하겠습니다.

감사합니다.