초보직장인, 꿀팁! 떨지않고 전화거는법/받는법

초보직장인, 꿀팁! 떨지않고 전화거는법/받는법

 

문자발송킹 직장인꿀팁! 전화거는법, 받는법

 

 

신입사원일 때를 돌아보면 가장 어려웠던 것은 전화받기와 전화걸기가 아닐까 싶습니다.

한동안은 ‘전화울렁증’까지 생겨서 전화기의 벨소리만 들어도 심장이 쿵쾅쿵쾅 요동이었죠.

거래처 고객사와 편안한 안부인사도 건넬 수 있는 숙련도가 쌓이기까지 ‘신입사원 전화울렁증’은 1년간 계속되었답니다.

 

그래서 준비했습니다! 신입사원의 올바르고, 마음편하게 전화를 걸고 받는 방법!

 

 

■ 전화를 받을 때 

내가 회사를 대표하고 있다.

내가 걸고, 받는전화가 곧 소속되어 있는 회사를 대표한다고하면 너무 거창할까요?

인터넷기사나 뉴스기사로 전해진 잘못된 전화응대를 보면, 결코 작은 일이라고 할 수 없습니다.

내가 속한 팀, 부서, 나가서는 회사의 이미지를 전한다는 생각으로 예의있고 책임감있게 전화를 받아야합니다.

 

담당자 이름, 직급, 소속을 밝혀라!

외부 전화를 받을 때에는 전화받는 사람의 이름과 직급을 또박또박 정확하게 밝혀야 합니다.

용무에 따라 다른 부서 담당자에게 전화를 돌려줘야할 경우도 있고, 자신을 찾는 사람일 수도 있거든요.

내부전화를 받을 때에는 상대방이 누구인지 대부분 알지만, 다른 사람의 전화를 대신 받았았을 때는

“대신 받았습니다. OOO팀 OOO입니다” 라고하면 더 좋습니다.

 

담당자가 자리에 없을 때는 메모작성 후 전달하기

대신 전화를 받는 경우, 찾는 담당자가 외근/부재중/회의중 등으로 자리에 없음을 알리고

전화를 건 사람, 소속, 용건, 연락처, 회신여부 등을 메모로 남깁니다.

해당 담당자에게는 전화가 왔던 시간과 함께 메모를 전달하면 임무 성공!입니다.

 

 

■ 전화를 걸 때 

 

문자발송킹 직장인꿀팁! 전화거는법, 받는법

 

전화걸기 전 사전준비를 한다

업무전화는 제안이나, 문의 등 용건이 있기 때문에 연락을 하죠.

전화를 걸기 전에 미리 필요한 내용을 정리해 두면 업무처리에 있어서 더욱 좋습니다.

상대방 이름, 소속, 직급을 미리 파악하고, 용건은 육하원칙에 따라 전달할 내용을 작성하고

전화를 겁니다. 

 

상대방과 전화연결이 안될 경우 (부재중/통화중/회의중 등)

다른 사람이 대신 전화를 받은 경우, 전화를 건 용건을 명확히 하고, 본인이 다시 전화를 걸 건지, 또는

회신을 요청할 건지 전달합니다.

회신을 요청할 경우에는 이름, 회사, 소속, 연락처, 용건을 남겨야 합니다. 

 

전화를 끊을 때는?

업무 전화는 전화를 건 쪽에서 먼저 끊는 것이 예의입니다.

다만, 상대방이 윗사람이거나 연장자라면 상대방이 끊고 난 후 전화를 끊도록 합니다.

여기서 잠깐!! 전화를 끊기 전에는 “감사합니다.” 혹은 “좋은 하루 보내세요”와 같이 끝인사로 마무리를 한 뒤에

전화를 끊으면 됩니다.

 

 

 

앞으로는 업무 전화를 걸거나 받을 때 떨지 않을 수 있을 겁니다.

다음에도 직장생활 꿀팁을 찾아 발송킹에서 알려 드리겠습니다.

감사합니다.